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3. Teilnehmer_innen kontaktieren und Vorbereiten

  • Wann?
    5 Tage vor dem Termin bekommst du eine Mail mit Kontaktdaten: Kontaktiere alle Teilnehmer_innen bis spätestens 2 Tage vor dem Termin! Hier findest du dafür einen Mail-Vorschlag.
  • Infos:
    Bereite auch einige Dokumente vor, die für Studienanfänger_innen interessant sein können: Studienplan, Erstsemestrigeninfos von deinem Institut oder auch Prüfungsfragen, bzw. Informationen zum Aufnahmeverfahren - falls es in deinem Studium eines gibt. Einige Beispiele für typische Fragen findest du hier.
  • Am Treffpunkt:
    Wenn der Termin in Präsenz stattfindet kannst du dir auch ein Studieren Probieren Schild ausdrucken um beim Treffpunkt auf dich aufmerksam zu machen. Hier gehts zum Logo!
  • Zeitbestätigung!
    Manche Schüler_innen brauchen eine Zeitbestätigung, diese kannst du hier downloaden und ausdrucken. Bei virtuellen Terminen kannst du die Teilnahmebestätigung per Mail versenden. Sollte eine Schüler_in ein Original brauchen kannst du an uns verweisen um Porto zu sparen. Link zur Zeitbestätigung

5 Tage vorm Termin: Du bekommst die Teilnehmer_innendaten und schreibst ihnen innerhalb der nächsten 3 Tage. Kontaktiere uns unverzüglich, wenn du keine Mail bekommst - dazu empfiehlt es sich, den Termin in den Kalender einzutragen. (Achtung! Manchmal landen unsere Mails im Spamordner)

Gerne kannst du für die E-Mail unsere Vorlage verwenden, in der alle wichtigen Infos drinnen sind!

  • KONTAKTMÖGLICHKEITEN:
    Die Teilnehmer_innen brauchen deine Kontaktadresse (am besten E-Mailadresse UND Telefonnummer) um sich bei dir zu melden, falls sie Probleme haben, zum Termin zu finden, in den Online-Raum zu kommen oder um sich spontan abzumelden. Einfacher machst du es ihnen, wenn du eine Möglichkeit gibst, via Messenger erreichbar zu sein.
  • TREFFPUNKT PRÄSENZTERMINE:
    Bei Präsenzterminen kommuniziere nochmal einen gut auffindbaren Treffpunkt, den du auch bei der Termineinreichung schon angegeben hast. Am besten eignen sich öffentliche Orte wie Straßenbahnhaltestellen, Geschäfte etc. - also Orte, die auf Google Maps auffindbar sind. Trefft euch unbedingt VOR Gebäuden. Du kannst auch eine Karte oder ein Bild schicken, auf dem der Treffpunkt gut erkenntlich ist. Gib den Teilnehmer_innen außerdem einen Tipp, wie sie dich erkennen können. Am besten druckst du dir das Studieren Probieren Logo auf DIN A4 aus und nimmst zum Termin mit. Uns erreichen immer wieder Anfragen von Teilnehmer_innen, die am richtigen Ort, zur richtigen Zeit sind und ihre Betreuungsperson nicht finden.
  • TREFFPUNKT ONLINE-TERMINE:
    Bei Online-Terminen schicke alle Infos zur virtuellen Lehrveranstaltung (Link, Plattform, usw.) sowie zur virtuellen Fragerunde (Link, Plattform, usw.). Gib Hinweise zur Plattform, falls dafür zum Beispiel eine App installiert oder ein Programm herunter geladen werden muss.
  • ZEITPUNKT:
    Kommunziere auch den Zeitpunkt: Triff dich mindestens 15 Minuten vor Beginn der Lehrveranstaltung mit der Gruppe, damit Nachzügler_innen eine Chance haben nachzukommen, du Fragen beantworten kannst und ihr dann noch in Ruhe zum Lehrveranstaltungsraum gehen könnt. Wenn du dafür mehr Zeit brauchst, kannst du dies bereits beim Einreichen vom Termin einplanen!

Auf der Warteliste stehen alle angemeldeten Teilnehmer_innen, die über die Zahl der von dir angegebenen Fixplätze hinausgehen. Ob du mehr Teilnehmer_innen, als du angegeben hast, mitnehmen kannst, ist deine Entscheidung. Allerdings springen immer wieder Teilnehmer_innen kurz vor dem Termin ab, weshalb du vermutlich mehr Leuten zusagen kannst, als du beim Termin dabei haben willst. Umso früher du die Teilnehmer_innen kontaktierst, umso einfacher ist es, dies zu organisieren!

Wenn zu viele Leute auf der Warteliste stehen, musst du verbindlich allen, die du nicht mitnehmen kannst, absagen.

Bitte antworte uns auf die spezifische Terminbestätigungsmail, die wir dir geschickt haben. Wir bemühen uns, hier gestellte Anfragen innerhalb von zwei bis drei Werktagen zu beantworten. Wir antworten so schnell wie möglich, in der Regel in 2-3 Werktagen.

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