Vor dem Termin
Ablaufplan – 5 Tage vorher
5 Tage vor dem Termin:
Du bekommst eine Nachricht von uns, ob der Termin statt findet.
Teilnehmer_innen bekommen eine Nachricht und können sich zurückmelden
4 Tage vor dem Termin solltest du ggf. den Link zu einem Online-Raum bekommen haben. Wenn nicht, musst du uns schreiben. (Am besten über die Terminübersicht)
2 Tage vor dem Termin kannst du schauen, ob du Teilnehmer_innen der Warteliste noch vorziehen möchtest.
Teilnehmer_innen kontaktieren, so klappts
TL;DR: wir haben eine Nachricht verschickt, du kannst sie noch ergänzen
Wir verschicken die Nachricht 5 Tage vor dem Termin automatisch!
Du kannst noch eine zusätzliche Nachricht schicken!
- Kontaktmöglichkeit für Notfälle.
Vielleicht möchtest du den Treffpunkt noch konkretisieren, deine Handynummer ausschicken oder eine Messenger Gruppe anlegen (Whats-App/Telegram/Signal…). Aber: Nicht alle Teilnehmer_innen verwenden Messenger!
Achtung: Im Sommersemester 2026 gibt es Probleme mit fehlenden Telefonnummern. Dann kannst du Teilnehmer_innen nur via Mail kontaktieren.
- Jetzt ist ein guter Zeitpunkt für alle Zusatzinfos wie z.B. Stundenplan, Eintrag der LV im Vorlesungsverzeichnis, Tipps zur Anfahrt mit Öffis.
Wann solltest du auf jeden Fall schreiben? Wenn es geringfügige Änderungen gibt oder du dich noch eine persönlichere Vorstellung für die Teilnehmer_innen schreiben willst :)
Treffpunkt Online:
Schick die Infos zum Raum gleich aus. Falls notwendig, solltest du eine Anleitung zur Plattform mitschicken.
Falls du den Raum von uns zur Verfügung gestellt bekommst, bekommst du ca. 1 Woche bis 4 Tage vor dem Termin einen Jitsi-Link. Damit müssen du und die Teilnehmer_innen sonst nichts vorbereiten.
Wen kontaktieren
Du musst Teilnehmer_innen nur kontaktieren, wenn du ihnen zusätzliche Infos zukommen lassen willst oder persönlich Teilnehmer_innen der Warteliste einladen möchtest.
Manchmal springen Leute auch sehr spontan ab, weshalb es gut sein kann, die Plätze zu „überbuchen“ – das überlassen wir dir. Du kannst spontan doch mehr Leute mitnehmen? Das würde uns natürlich sehr freuen :)
Fehlende Rückmeldungen der Teilnehmer_innen
Manchmal melden sich Teilnehmer_innen nicht gleich zurück. Geh dann so vor:
- Warte bis 48 Stunden vor dem Termin ab.
- Falls Teilnehmer_innen reagieren, schreibst du noch eine Nachricht. Oft sind SMS, Messenger-Nachrichten oder auch Telefonate effektiver. (Achtung: Im Sommersemester 2026 fehlen Telefonnummern!)
- Wenn eine Person gar nicht reagiert, verliert sie ihren Platz. Dann rückt jemand von der Warteliste (falls vorhanden) nach.
Du musst uns nicht kontaktieren, falls Teilnehmer_innen sich nicht melden.
Begleitpersonen
Sehr selten wollen Eltern auf Termine mitgehen. Das ist von unserer Seite ausdrücklich nicht erlaubt. Wir machen lediglich Ausnahmen aus medizinischen Gründen, aber auch dann muss die Platzzahl respektiert werden.
Andere Studieninteressierte dürfen nur in Absprache mit dir und bei freien Plätzen mitgenommen werden, angemeldete Personen gehen aber immer vor.
Bei Fragen dazu, kannst du gerne auf uns verweisen.
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