4. Vor dem Termin

Du bekommst immer eine Nachricht nach dem 20. Oktober/März mit dem Status deiner Termine, 5 Tage vor dem Termin mit der TeilnehmerInnenliste,
dann die Bestätigung deiner Abrechnung. Zusätzliche Nachrichten schreiben wir, wenn TeilnehmerInnen keine Nachricht bekommen, wenn wir Zusatztermine suchen,
wenn wir dir den Link für einen Online-Termin schicken oder in Notfällen (auch telefonisch).

5 Tage vorm Termin: Du bekommst die Teilnehmer_innendaten und schreibst ihnen innerhalb der nächsten 3 Tage. Kontaktiere uns unverzüglich, wenn du keine Mail bekommst - dazu empfiehlt es sich, den Termin in den Kalender einzutragen. (Achtung! Manchmal landen unsere Mails im Spamordner)

Das solltest du (nochmal) kommunizieren:

Kontaktmöglichkeit für Notfälle.

Jemand kann überraschend nicht kommen oder findet dich am Termintreffpunkt nicht? Gib, falls möglich, deine Handynummer bekannt. Wir geben deine Handynummer nicht weiter.
Oft wird eine gemeinsame Messenger-Gruppe (Whats-App/Telegram/Signal…) verwendet. Aber: Nicht alle Teilnehmer_innen verwenden Messenger!

Treffpunkt: Erinnere alle nochmal an den Treffpunkt.

Bei Möglichkeit, beschreibe den Treffpunkt genauer. Du könntest z.B. auch ein Foto schicken!
Erinnere auch nochmal an ein vereinbartes Zeichen – Schirm, Schal, etc. /

Zeitpunkt: Die Uhrzeit zum Treffen sollte mit der Beginnzeit des Termins übereinstimmen.

Falls nicht, musst du jetzt unbedingt darauf hinweisen. Wie können dich verspätete Teilnehmer_innen doch finden?

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt für alle Zusatzinfos wie z.B. Stundenplan, Eintrag der LV im Vorlesungsverzeichnis, Tipps zur Anfahrt mit Öffis.

Spätestens jetzt muss 100% sicher sein, dass deine Teilnehmer_innen dich mit den vorhandenen Infos finden werden.

Treffpunkt Online:

Schick die Infos zum Raum gleich aus. Falls notwendig, solltest du eine Anleitung zur Plattform mitschicken.

Falls du den Raum von uns zur Verfügung gestellt bekommst, bekommst du ca. 1 Woche vor dem Termin einen Jitsi oder Zoom Link. Damit müssen du und die Teilnehmer_innen sonst nichts vorbereiten.

Zuerst kontaktierst du alle Fixplätze. Durch deren Rückmeldung siehst du, ob Plätze frei werden.

Für alle freien Plätze schreibst du Teilnehmer_innen der Warteliste. Oft haben sich die Wartelistenplätze den Termin nicht freigehalten, weshalb du mehrere Leute kontaktieren musst.

Manchmal springen Leute auch sehr spontan ab, weshalb es gut sein kann, die Plätze zu „überbuchen“ – das überlassen wir dir. Du kannst spontan doch mehr Leute mitnehmen? Das würde uns natürlich sehr freuen :)

Zum Abschluss sagst du den Leuten auf der Warteliste dann noch ab, dass für sie leider kein Platz freigeworden ist.

Manchmal melden sich Teilnehmer_innen nicht gleich zurück. Geh dann so vor:

Gib in der ersten Nachricht eine Deadline für Rückmeldungen an (z.B. 24h)
Falls keine kommt, schreibst du noch eine Nachricht. Oft sind SMS, Messenger-Nachrichten oder auch Telefonate effektiver.
Wenn eine Person gar nicht reagiert, verliert sie ihren Platz. Dann rückt jemand von der Warteliste (falls vorhanden) nach.

Du musst uns nicht kontaktieren, falls Teilnehmer_innen sich nicht melden.

Sehr selten wollen Eltern auf Termine mitgehen. Das ist von unserer Seite ausdrücklich nicht erlaubt. Wir machen lediglich Ausnahmen aus medizinischen Gründen, aber auch dann muss die Platzzahl respektiert werden.

Andere Studieninteressierte dürfen nur in Absprache mit dir und bei freien Plätzen mitgenommen werden, angemeldete Personen gehen aber immer vor.

Bei Fragen dazu, kannst du gerne auf uns verweisen.