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3. Teilnehmer_innen kontaktieren und Vorbereitung

Checkliste für deine Terminvorbereitungen

  • 5 Tage vor dem Termin bekommst du eine Mail mit Kontaktdaten: Kontaktiere alle Teilnehmer_innen bis spätestens 2 Tage vor dem Termin! Hier findest du dafür einen Mail-Vorschlag.
  • Um beim Treffpunkt auf dich aufmerksam zu machen, kannst du dir auch ein Studieren Probieren Schild ausdrucken.
  • Manche Schüler_innen brauchen eine Zeitbestätigung, diese kannst du hier downloaden und ausdrucken.
  • Bereite auch einige Dokumente vor, die für Studienanfänger_innen interessant sein können: Studienplan, Erstsemestrigeninfos von deinem Institut oder auch Prüfungsfragen, bzw. Informationen zum Aufnahmeverfahren - falls es in deinem Studium eines gibt.
  • Recherchiere Infos zu deinem Studium, um auf Fragen vorbereitet zu sein! Einige Beispiele für typische Fragen findest du hier.

Für weitere Infos lies dir die FAQ zur Terminvorbereitung durch.



Wie funktioniert die Anmeldung der Teilnehmer_innen?

Die Anmeldung zu Terminen beginnt am 20. Oktober bzw. 20. März. Wir schicken Informationsmaterialien an alle Schulen und bildungsberatenden Institute in Österreich aus, um vor allem Schüler_innen zu kontaktieren. Darüber hinaus empfehlen lokale ÖHs und Maturant_innenberatungsreferate in allen Bundesländern das Programm an Schüler_innen und machen Werbung auf Bildungsmessen.

Teilnehmer_innen können sich bis zu 5 Tage vor dem Termin auf der Webseite abmelden. Bis dahin können sie sich auch eigenständig über einen Link, den wir ihnen mit der Terminanmeldungsbestätigung schicken, wieder abmelden. Wenn sie das machen, rutscht – sollte es mehr Anmeldungen als Plätze geben – automatisch die erste Person auf der Warteliste nach. Sobald wir dir die Kontaktdaten geschickt haben, musst du dich um die Nachreihung von Leuten auf der Warteliste kümmern.


Wann melde ich mich bei den Teilnehmer_innen?

5 Tage vor dem Termin bekommst du von uns eine E-Mail mit den Kontaktdaten aller Teilnehmer_innen. Trag dir das Datum am Besten in den Kalender ein, damit du uns schreiben kannst, falls du die Mail nicht bekommst. (Achtung! Manchmal landen unsere Mails im Spamordner)

Du musst die Teilnehmer_innen so schnell wie möglich, spätestens aber 48 Stunden vor dem Termin kontaktieren. Findet der Termin an einem Montag statt, kontaktiere die Teilnehmer_innen bitte schon am Freitag. Besonders Schüler_innen brauchen etwas Vorlaufzeit zum Organisieren und um eventuell noch Fragen zu stellen.


Welche Informationen muss ich den Teilnehmer_innen schicken?

  • Die Teilnehmer_innen brauchen deine Kontaktadresse (am besten E-Mailadresse UND Telefonnummer) um sich bei dir zu melden, falls sie Probleme haben, zum Termin zu finden oder um sich spontan abzumelden.
  • Kommuniziere schließlich auch nochmal einen gut auffindbaren Treffpunkt, den du auch bei der Termineinreichung schon angegeben hast. Am besten eignen sich öffentliche Orte wie Straßenbahnhaltestellen, Geschäfte etc. - also Orte, die auf Google Maps auffindbar sind. Trefft euch unbedingt VOR Gebäuden. Du kannst auch eine Karte oder ein Bild schicken, auf dem der Treffpunkt gut erkenntlich ist.
  • Kommunzieren auch den Zeitpunkt: Triff dich mindestens 15 Minuten vor Beginn der Lehrveranstaltung mit der Gruppe, damit Nachzügler_innen eine Chance haben nachzukommen, du Fragen beantworten kannst und ihr dann noch in Ruhe zum Lehrveranstaltungsraum gehen könnt. Wenn du dafür mehr Zeit brauchst, kannst du dies bereits beim Einreichen vom Termin einplanen!
  • Gib den Teilnehmer_innen außerdem einen Tipp, wie sie dich erkennen können. Am besten druckst du dir das Studieren Probieren Logo auf DIN A4 aus und nimmst zum Termin mit. Uns erreichen immer wieder Anfragen von Teilnehmer_innen, die am richtigen Ort, zur richtigen Zeit sind und ihre Betreuungsperson nicht finden.

Gerne kannst du für die E-Mail unsere Vorlage verwenden!


Was mache ich mit Personen auf der Warteliste?

Auf der Warteliste stehen alle angemeldeten Teilnehmer_innen, die über die Zahl der von dir angegebenen Fixplätze hinausgehen. Ob du mehr Teilnehmer_innen, als du angegeben hast, mitnehmen kannst, ist deine Entscheidung. Allerdings springen immer wieder Teilnehmer_innen kurz vor dem Termin ab, weshalb du vermutlich mehr Leuten zusagen kannst, als du beim Termin dabei haben willst.

Wenn zu viele Leute auf der Warteliste stehen, musst du allen, die du nicht mitnehmen kannst, absagen.


Es gibt keine Anmeldungen für den Termin!

Falls sich für den Termin keine Teilnehmer_innen gefunden haben, findet er nicht statt. In diesem Fall kannst du ihn auch nicht abrechnen.


An wen kann ich mich melden, wenn ich Fragen zur Terminvorbereitung habe?

Du kannst dich direkt über das Kontaktformular an uns wenden. Wir bemühen uns, hier gestellte Anfragen innerhalb von zwei bis drei Werktagen zu beantworten.


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